代表辦事處
成立代表辦事處的步驟
原文件的核證
核證譯本
法例規定
豁免提交帳目
關閉代表辦事處
終止擔任代表
法例規定

代表辦事處                                                                           返回

海外公司（即在香港以外地區成立的公司）在香港設立的營業地點，稱為代表辦事處。海外公司在香港成立代表辦事處受《公司條例》XI部規管。

海外公司倘有意沿用本身公司的名稱在香港經營業務，而非另行開設新公司，可考慮成立代表辦事處。若公司的名稱與香港現有某家公司的名稱相同，則海外公司必須為其在港代辦處另立名稱。根據《公司條例》的定義，「營業地點（代表辦事處）」包括股票轉名或股票登記辦事處、用於製造貨品或作為貨品倉庫的地點，以及公司用於從事會產生法律責任的生意交易的地點。

成立代表辦事處的步驟                                                                  返回

海外公司如想在香港設立營業地點，必須在營業地點成立後一個月內，向公司註冊處呈交下列檔以辦理1.註冊手續：
a.  公司章程 -- -- 公司章程、規程或章程大綱和章程細則，或其他訂明或界定公司組織的檔核證副本。若該檔並非以英文或中文編寫，必須提交核證的英譯本或中譯本。
b.  董事及秘書資料申報表 -- -- 按照訂明的格式（表格F1）呈報公司董事及秘書的資料。須填報的資料包括董事及秘書的姓名、慣常地址、國籍，以及身分證號碼或護照號碼等鑒別資料。
c.  授權代表申報表 -- -- 按照訂明的格式（表格F1）呈報獲授權代表公司接受送達的法律程式檔或任何送達的通知書的在港居住人士。
d.  香港辦事處地址 -- -- 公司在香港的主要營業地點；以及
e.  公司成立所在地的辦事處地址 -- -- 公司的主要營業地址及公司成立所在地的註冊地址。
2.授權代表可以是律師或專業會計師事務所。任何其他形式的法人團體均不可擔任授權代表。
a.  文件 -- -- 蓋有公司浮水印的委任備忘錄、授權書或授權文件，證明授權某人代表公司接受送達的法律程式檔及任何通知書（亦即擔任授權代表）。如果該備忘錄、授權書或授權檔並非以英文或中文撰寫，必須同時提交核證的英譯本或中譯本。
b.  公司註冊證書 -- -- 提交公司註冊證書的核證副本；如該證書並非英文本或中文本，必須同時提交核證的英譯本或中譯本。
c.  帳目 -- -- 除非公司獲豁免提交帳目，否則必須呈交公司最近期帳目的核證副本。帳目的格式應以公司成立所在地法律規定的格式為准。若當地法律無此規定，則以公司提交其成員的帳目格式為准。如果帳目並非英文本或中文本，必須同時提交核證的英譯本或中譯本。　

原文件的核證                                                                         返回

1984年頒佈的《公司（表格）規例》第3條訂明原文件的核證方法。該規例訂明根據外國法律在香港以外地區成立的公司可用下列方法辦理檔核證手續：
　　1.  由負責管轄原文件的政府官員正式核證為真實副本；
　　2.  由公司成立所在地的公證人正式核證為真實副本；
　　3.  或由公司的高級人員向根據《1889年監誓官法令》訂明的有權監誓人士，正式宣誓核證為真實副本。
　　例如，公司的董事或秘書可在香港向律師宣誓，以核證公司的章程大綱及章程細則。

核證譯本                                                                             返回

1984年頒佈的《公司（表格）規例》第6條訂明核證檔譯本的方法。
一般來說，某一檔的譯本應由翻譯該檔的人士核證為正確譯本。此外，還須由另一位適當人士簽發證明書，證明其相信翻譯員合資格翻譯該文件。至於合資格簽發這證明書的人士，則視檔的翻譯地點而定：
　　1. 如果翻譯地點是海外，可由翻譯地點的公證人簽發證明書，或註冊官指定的其他人士簽發證明書。
　　2. 如果翻譯地點是香港，可由香港的公證人或律師簽發證明書。　

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法例規定在香港開設代表辦事處的海外公司在每個歷年或每隔不超過15個月，必須向公司註冊處呈交下列資料：
　　1. 周年申報表（可用信函的形式，確認除了根據《公司條例》第335條通知的更改外，所有根據《公司條例》第333條呈交的檔及詳情並無更改。周年申報表必須由海外公司的董事、秘書或授權代簽署。）
　　2. 公司的經審核財務報表或綜合帳目的核證副本。副本必須由海外公司的董事、秘書或授權代表核證。如果檔並非英文本或中文本，必須同時提交核證的英譯本或中譯本。
　　3. 海外公司如對下列事項作出更改，必須用訂明的格式通知公司註冊處：
　　a)公司的章程、規程或公司章程大綱及章程細則；或
　　b)公司董事或秘書或他們的詳細資料；或
　　c)授權代表的姓名及地址；或
　　d)公司在香港的主要營業地址、註冊辦事處地址或公司成立所在地的主要營業地址。

豁免提交帳目                                                                         返回

根據《公司條例》第XI部，在香港成立代表辦事處的海外公司除非獲得豁免，否則必須呈交帳目。
1.在美國成立的海外公司可提交下列檔，申請豁免呈交帳目：
a.提交證明書，確認自公司成立或自上一個財政年度第一日以來的整段期間，公司狀況如下：
★ 公司是另一家公司的全資附屬機構，或公司成員的實際數目沒有超過35人；
★ 公司的章程、章程細則或附例並無條文規定公司可產生或發行不記名股票或不記名股份證，而且公司的股份不得以交收的方式轉讓；以及
★ 公司成立所在地或來源地的法律，並無規定公司必須向因職事之故可以檢查公司帳目以維護公眾的當然權利的人士公佈帳目或送交帳目副本。
b.由公司的授權高級人員（例如授權代表）在公司的每個財政年度結束後一個月內向公司註冊處處長呈交書面保證；這是公司的周年保證書，內容一如上文所述。
2.其他地區的海外公司如想申請豁免呈交帳目，必須提交下列檔：
a.提交證明書，確認自公司成立或自上一個財政年度第一日以來的整段期間，公司狀況如下：
★ 公司成員不超過50人（不包括過去或現有雇員）；
★ 公司沒有向公眾發行股份；沒有在交易所上市；以及受其成立所在地的法律規管，不准向公眾發行股份；
★ 公司的章程、章程細則或附例並無條文規定公司可產生或發行不記名股票或不記名股份證，而且公司的股份不得以交收的方式轉讓；以及
★ 公司成立所在地或來源地的法律，並無規定公司必須向因職事之故可以檢查公司帳目以維護公眾的當然權利的人士公佈帳目或送交帳目副本。
b.由公司的授權高級人員（例如授權代表）在公司的每個財政年度結束後一個月內向公司註冊處處長呈交書面保證；這是公司的周年保證書，內容一如上文所述。
證明書必須由申請豁免的公司所在地的執業律師或核數師製備，或由公司所在地的執業律師或核數師事務所在香港的分行律師或核數師製備。
若公司註冊處處長批准申請，公司在其財政年度結束之前可毋須呈遞帳目及周年申報表。財政年度結束後，如情況不變，公司註冊處處長會根據公司提交的周年證明書（參看上文所述的書面保證），逐年考慮是否給予豁免。

關閉代表辦事處                                                                       返回

海外公司結束在香港的營業地點，必須通知公司註冊處處長。由通知書發出之日起，有關的海外公司再無責任亦毋須向公司註冊處處長提交任何文件。海外公司結束在香港的代表辦事處時，亦須通知商業登記署。
　　不過，代表辦事處停業後，有關的海外公司仍有責任在香港保留一位授權代表3年，負責代表海外公司接受通知書及送達的法律程式檔。

終止擔任代表                                                                         返回

海外公司的授權代表可通知公司註冊處無意繼續代表該公司。須辦理的手續是向公司註冊處處長呈交法定聲明，陳明：
　　1.公司已獲通知其本人不再擔任公司的代表；以及
　　2.該通知書已在這法定聲明日期之前不少於6個星期送達公司。
　　由呈交法定聲明之日起計6個星期屆滿時，授權代表的身份即告終止。
　　對於海外公司來說，若其現任授權代表終止擔任代表，公司必須在6個星期內委任新的駐香港代表，並且必須在駐港代表更換後21天內，或香港收到該更換代表通知後21天內通知公司註冊處。

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法例規定海外公司必須在每個歷年或每隔不超過15個月向公司註冊處呈交周年申報表，以及公司的經審核財務報表或綜合帳目的核證副本（獲豁免者除外）。
　　海外公司如對下列事項作出更改，亦須向公司註冊處呈報：
　　★ 更改公名稱（表格X (F)）
　　★ 更改在香港或公司成立所在地的主要營業地址，或更改註冊辦事處位址（表格F2）
　　★ 更換公司董事及／或秘書，以及更改董事／秘書的個人資料（表格D2）
　　★ 更換授權代表或更改授權代表的個人資料（表格F3）
　　★ 更改公司章程大綱及章程細則或附例（表格V (F)）
　　★ 登記香港物業所產生的押記（表格M1）
　　★ 公司清盤
　　在香港經營業務的海外公司必須保存足夠的會計記錄，供評稅之用。